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Consigue hacer mucho mas
en mucho menos tiempo...!
84 trucos y consejos
que te ayudarán a:
• estimular y ampliar tu productividad
• hacer las tareas mas divertidas
• superar tus objetivos
• vencer las demoras y pérdidas de tiempo
21- ‘partir’ los objetivos en tareas básicas sencillas
No importa si las metas y objetivos son grandes o pequeños. Cada meta parece estar
muy lejos del alcance o de lo soñado. Hasta que lo ‘partes’ o repartes en diferentes ‘trozos’. El sistema mas sencillo es dividir esa meta u objetivo en diferentes pasos que
pueden agilizar la tarea y además puede empezar a realizarse de inmediato. Si no lo
haces, te llevará mucho mas tiempo alcanzar dichos objetivos y hasta pueden llegar a
convertirse en un sueño.
22- ponle un determinado horario y lapso de tiempo a cada trabajo.
Simplemente debes hacerlo al principio... luego podrás olvidarte de la presión que
significa el tiempo que pudiera llevarte. Organizando los tiempos, te ayudará a saber
cuando tendrás el trabajo realizado.
23- determina los pasos a seguir antes de proceder
tómate unos minutos para hacer un bosquejo del proyecto o trabajo. Realiza paso por
paso y no comiences el siguiente si no has terminado el anterior. Planifica
abosulatemente todo. Un par de minutos de planificación puede ahorrarte un par de
horas de desconcentración al momento de trabajar. Una buena planificación es el mapa
del camino que te llevará directamente y sin interrupciones al final de la meta.
24- crea un archivo para anotar las fechas u horarios topes para cada
tarea.
Tienes que saber y tener siempre en cuenta en que punto del trabajo te encuentras.
Conoce cada paso y cuando es conveniente que sea realizado. El propósito de este tipo
de archivo (comunmente llamado ‘deadline’) es que te ayude a organizarte en lo que a
horarios respecta. El solo hecho de tener un plazo tope o un límite para realizar algo, crea
una especie de aceleración a la hora de realizar cada paso.
25- espera lo inesperado
tienes que considerar las demoras si parte del trabajo depende de terceras personas. Si
incluyes esas demoras dentro de los tiempos que programaste, te sentirás menos
frustrado y aún podrás cumplir con los ‘deadlines’ que mencioné en el punto anterior.
Algunas demoras pueden como por ejemplo ‘ir al banco’, esperar para ser atendido por el
contador, llamadas telefónicas, etc.
26- considera que el lugar de trabajo tenga mejoras pequeñas día tras
día.
Concentrate en mejoras pequeñas pero productivas. Toma la decisión de aumentar la
producción que el personal de la empresa realiza cada día. Puedes realizar algunos
cambios que incrementen esa producción que, aunque sea pequeña, puede representar
un gran beneficio al final del camino. Por ejemplo, organizar los horarios de almuerzo, los
refrigerios, dar puntaje por asistencia perfecta y llegada / salida a horario, etc
27- prepara un plan de negocios detallado para los proyectos grandes
crea un organigrama con horarios y direccionamientos claros para cada paso del proyecto
en general. Hazlo lo mas claro y conciso posible si estás planeando dar a hacer algunas
tareas a terceras personas. Si la ayuda está disponible, puedes contar con mas tiempo
disponible. Si vas a realizar todo el trabajo tu solo, ten en cuenta que no debes detenerte
bajo ningún concepto y eso solo es posible si estás organizado.
28- date tiempo para aquellas demoras o retrasos que son inevitables
ten en cuenta un atraso del 10 o el 15% cuando preparas un organigrama de actividades
diarias. De esta forma serás mas efectivo y te evitará mucho stress.
Secretos para organizarse
29- ordena y organiza tu oficina para que brinde el rinda al máximo
suficiente luz natural (si es posible), espacio suficiente en escritorios (ni mucho ni poco), sillas confortables, muebles para archivar, y en fin, todo aquello que creas necesario para
que sea cómodo y práctico
30- pon cada cosa en su lugar
al fin de cada día, limpia tu escritorio de papeles y devuelve cada cosa a su lugar, cada
documento y cada archivo en el lugar que corresponda. De esta forma, cada cosa estará donde tiene que estar cuando al día siguiente tengas que volver a tu trabajo.
31- haz incapié en lo básico antes de comenzar cada proyecto
antes de comenzar, provéete de todo el material necesario de antemano. Reúne todo el
material que necesites antes de comenzar para que puedas trabajar sin interrupciones y
sin demoras que solo lograrán que te desconcentres de lo mas importante.
32- evita la tentación de apilar papeles en tu escritorio
archívalos donde correspondan para que sepas exactamente donde están al momento de
necesitarlos. Minimiza el número de veces que un papel ‘pasa por tus manos’ innecesariamente.
33- capitaliza todos los recursos valiosos y ponlos frente a ti.
Una agenda electrónica que posea características como: contactos, teléfonos, planning,
memos, organigrama y calculadora es la herramienta fundamental y puede hacerte ahorrar
mucho tiempo al momento de estar realizando los trabajos. También podríamos tener en
cuenta las Páginas Amarillas, oficinas del gobierno y conección permanente a Internet.
Tener un comienzo bien pensado
34- crea la lista de tareas para el día siguiente.
La mayoría de nosotros somos mas ‘improductivos’ al final del día. Y... asumiendo que las
tareas importantes ya fueron cumplidas, es tiempo de prepararse para el día siguiente.
Toma tu planificador diario y escribe la lista de la jornada. Si algo quedó pendiente en el
día de hoy, debes incluirlo para mañana. De esta forma, consigues tener un archivo
permanente de todos los eventos y trabajos que realizaste. Tener esta lista preparada de
antemano, te ayudará tambien a preparar tu mente y encarar mejor las tareas.
35- es imprescindible comenzar con el escritorio limpio cada mañana
quita todo resto de trabajo antes de retirarte de la oficina. Los primeros días será un
trabajo algo desagradable, pero después se convertirá en hábito. Si no lo haces, tu estado
de ánimo se caerá cuando llegues a la oficina y veas montañas de papeles y cosas
pendientes que te distraerán de las obligaciones que tienes que cumplir.
36- haz las peores cosas primero
cuando tienes que encarar una lista de tareas desagradables o pesadas, toma la más
repulsiva y hazla primero. Después de eso, todo lo que venga será como una brisa suave
y estarás imbatible para el resto del día
37- comienza de inmediato
“hacerlo ya mismo” esa es la frase clave. Si no tienes la decisión de comenzar las tareas
ya mismo, jamás las terminarás. Si esperas que estén dadas todas las condiciones,
entonces no podrás empezar jamás. Aunque las cosas se compliquen, haz algo todos los
días para poder alcanzar las metas mas rápido. Hazlo ya mismo!
38- se puntual
adquiere la puntualidad como un hábito.
De esta forma te habrás ganado el 97% de la
confianza de tus clientes o de quienes te rodean. Ser puntual te hace ver bien frente a los
demás, ahorrarás tiempo y también dinero. También significa que respetas el tiempo de
los demás. Llegar a tiempo facilita la relación con las demás personas y te permite estar
relajado, mentalmente preparado o simplemente podrás revisar los trabajos antes de las
entregas o las entrevistas.
39- date la ventaja de comenzar el día una hora antes
levántate con una hora de anticipación que lo acostumbrado y aprovecha esa hora en algo
productivo. Inténtalo duante un mes y te sorprenderás de los resultados... de lo que esa
horita puede hacerte ganar, tanto en lo personal como en lo laboral.
40- comienza cada tarea con una nota positiva
intenta hacer algo importante al comienzar cada nueva tarea y sentirás una especie de
satisfacción que puede hacerte sobrellevar el día con menos ‘carga’. Inténtalo siempre
con proyectos simples y sencillos que deben estar al principio de la lista de tareas diarias.
Para aquellos proyectos que sean mas complicados, convendrá hacer algun
planeamiento.
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